Comment travailler en open space ?

Avoir votre bureau dans des espaces ouverts est souvent un cauchemar et une source de stress. Travailler concentré, il est souvent mission impossible.

Mais il y a aussi des avantages : il est facile à utiliser, nous sommes entourés, nous voyons des collègues, nous ne sommes pas enfermés seuls dans un bureau, facilite la communication et la convivialité pour créer un travail dynamique.

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Si vous respectez certaines règles de savoir-faire, voici 7 conseils pour mieux vivre dans l’espace ouvert.

Travailler dans des espaces ouverts

Travailler dans des espaces ouverts permet à l’entreprise d’optimiser les espaces de travail et de réduire ainsi les coûts.

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Selon Actineo, observatoire de la qualité de vie au bureau, 60% des employés français ne travaillent plus dans un bureau individuel et 14% sont dans des espaces ouverts de plus de quatre personnes. Seulement 7% d’entre eux apprécie cet espace de travail.

Pour d’autres, l’espace ouvert présente plusieurs inconvénients :

• est bruyant,
• manque d’intimité,
• donne le sentiment d’être surveillé par ses collègues,
• nuit à la concentration.

Travailler dans l’espace ouvert, cela est appris et nécessite le respect de certaines règles.

Je vous propose donc de définir 7 conseils pour bien vivre dans un bureau ouvert parce que l’espace de travail a un impact significatif sur le bien-être et l’efficacité et souvent pas vous n’aurez d’autre choix que de vous adapter.

Définir les règles de bonne conduite en espace ouvert

Pour que la bonne compréhension puisse prévaloir parmi tous les employés, il est nécessaire de définir les règles de fonctionnement pour faciliter la vie collective.

Organiser une rencontre avec toute l’équipe où chacun doit pouvoir s’exprimer et définir ensemble les règles de bonne conduite que chacun doit suivre plus tard.

Quelques règles simples  :

• Respecter le silence et le pouvoir discrétionnaire pour promouvoir
• Ne parlez pas à haute voix
• Sonneries de téléphone à rabat
• Ligne de retour en cas d’absence
• Déplacer au lieu d’appeler quelqu’un
• Sortez de la chambre si nous avons un appel téléphonique personnel
• Communiquer par la poste plutôt que par téléphone
• Évitez de venir et de partir répétitifs
• Évitez odeurs dérangeantes (nourriture, parfum)
• Rangez votre bureau et gardez l’ordre dans l’espace ouvert.
• Gérer le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage
• Ne dérangez pas constamment vos collègues, et tout le monde peut mettre un signe « Ne pas déranger » lorsque vous voulez être calme.

Créer un espace de travail agréable dans les espaces ouverts

Délimiter et sauvegarder son espace de travail est très important pour avoir un sentiment d’existence et de liberté.

Mettez des objets personnels sur votre bureau, installez des cloisons entre vous et votre voisin sous forme de stockage ou de plantes.

Vous pouvez également donner aux collègues une réflexion sur la réorganisation des postes et soumettre des ajustements à la hiérarchie.

Gestion de la santé dans les espaces ouverts

Évidemment, le rhume et d’autres se propagent beaucoup plus rapidement dans l’espace ouvert et difficile de ne pas attraper les microbes du voisin.

Il est donc important de prendre soin de votre santé et de savoir comment renforcer le système immunitaire par une bonne nutrition et une gestion de la santé mentale parce que le stress favorise le risque de maladie.

En hiver, vous pouvez mettre sur votre bureau un diffuseur avec des huiles essentielles désinfectantes et des désinfectants pour purifier votre environnement

Isolez-vous du bruit dans l’espace ouvert

Même si vous mettez en œuvre des règles d’exploitation comme indiqué ci-dessus, il sera toujours difficile d’éviter le bruit.

Il y a des moyens qui vous permettent de vous isoler un peu comme un Écouteurs ou balles qui réduisent le bruit Quies. Mais d’abord, faites savoir à vos collègues que vous vous isolez par souci d’efficacité et non pour le rejet de groupe.

S’ il y a une salle de conseil et si vous pouvez vous y installer, allez-y de temps en temps pour travailler.

Facile à utiliser dans l’espace ouvert

Vivre dans l’espace ouvert exige des qualités relationnelles et savoir communiquer :

• Faites preuve d’empathie et développez votre écoute.
• Apprenez à gérer les conflits latents.
• Gérez vos émotions.
• Il confirme vos opinions en ce qui concerne les autres.

Vous aurez besoin de créer une vie et une atmosphère de groupe avec des moments festifs hebdomadaires ou mensuels à rencontrer pour le petit déjeuner, l’anniversaire ou la fête. Cela aide à renforcer les liens et à créer un climat sain et convivial dans lequel tout le monde appréciera la vie.

Savoir-faire pour briser dans l’espace ouvert

Des pauses régulières sont nécessaires pour recharger les batteries, éviter la fatigue et augmenter l’efficacité.

Un minimum de deux pauses (en milieu de matinée et en milieu d’après-midi) en plus de la pause déjeuner sont indispensables pour :

• vous étirez, baiser,
• prendre une profonde respiration,
• Hydratez-vous : boire de l’eau, du café ou une infusion,
• manger une pomme, un carré de chocolat,
• si vous le pouvez, sortez ventiler, sinon bouger, marcher dans le couloir.

La pause déjeuner est nécessaire pour vous isoler dans un endroit calme et serein ou faire une promenade dans un parc ou une place si vous avez un près de votre lieu de travail.

Savoir gérer le stress dans les espaces ouverts

Avoir un espace de travail ouvert est une source de stress et vous devrez identifier rapidement les causes :

• si cela vient du comportement de vos voisins, il est important de communiquer vos sentiments et de trouver ce qui pourrait être le mieux pour vous.

• Si cela vient de l’organisation de l’espace ouvert, parlez à vos collègues pour trouver des solutions.

Voici ce qui pourrait arriver si vous ne mettez pas ces conseils en pratique !

Et quels sont vos conseils pour survivre dans l’espace ouvert ?

Améliorer la communication et la collaboration en open space

L’open space, avec son agencement ouvert et sa proximité entre les collègues, offre de nombreuses opportunités pour améliorer la communication et favoriser la collaboration.

Dans un espace ouvert où le bruit peut être présent, utilisez des mots précis et évitez les phrases longues qui peuvent prêter à confusion. Soyez concis dans vos échanges afin d’être compris rapidement par vos collaborateurs.

Avec l’avancée technologique, de nombreux outils de communication sont disponibles pour faciliter les échanges en open space. Que ce soit par le biais d’applications de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams, ou grâce aux visioconférences pour communiquer avec des collègues distants, ces outils permettent une meilleure coordination et réactivité.

L’un des avantages majeurs de travailler en open space est la possibilité d’échanger facilement avec ses collègues. Profitez-en ! N’hésitez pas à solliciter l’aide ou l’avis de vos voisins lorsque vous rencontrez un problème ou avez besoin d’une expertise particulière. La coopération entre collègues peut grandement contribuer au succès du travail en open space.

Les réunions d’équipe sont essentielles pour aligner les objectifs, partager les informations importantes et résoudre des problèmes collectivement. Prévoyez régulièrement des moments dédiés à la discussion en équipe, où chacun peut exprimer ses idées et avancer ensemble vers un but commun.

Dans un open space, il faut respecter le besoin de certains collaborateurs de se concentrer intensément sur leur travail. Si vous avez besoin de discuter ou d’avoir une conversation téléphonique qui pourrait être bruyante, essayez de vous isoler dans une salle prévue à cet effet ou utilisez des casques antibruit pour minimiser toute perturbation.

En mettant en pratique ces conseils, vous optimiserez votre expérience en open space en améliorant la communication et favorisant la collaboration avec vos collègues.

Favoriser la concentration et la productivité en open space

Travailler en open space peut souvent être un défi lorsque l’on cherche à se concentrer et à être productif. Effectivement, les distractions sont nombreuses dans cet environnement où les collègues travaillent côte à côte.

Pour favoriser une meilleure concentration et augmenter sa productivité en open space, vous devez prendre quelques mesures simples mais efficaces. Vous devez trouver des moyens de réguler le bruit ambiant. Les conversations téléphoniques ou même les discussions entre collègues peuvent rapidement perturber la concentration. Dans ce cas, investir dans des casques antibruit peut s’avérer judicieux afin de filtrer ces nuisances sonores.

Il est recommandé de mettre en place des moments dédiés au travail individuel. Effectivement, il peut être difficile d’être constamment sollicité par ses collègues dans un espace ouvert. Avoir des créneaux horaires où chacun se focalise sur ses tâches sans interruption permettra une meilleure gestion du temps et une augmentation significative de la productivité.

Pour améliorer la concentration en open space, certaines entreprises optent pour l’aménagement d’espaces spécifiques dédiés aux activités qui demandent plus de calme et/ou d’intimité comme les réunions ou les appels téléphoniques confidentiels. Ces espaces semi-fermés permettent ainsi aux employés de s’isoler temporairement lorsqu’ils ont besoin davantage de tranquillité ou lorsqu’ils doivent mener une conversation privée.

Vous devez favoriser des habitudes de travail saines pour améliorer la concentration et la productivité en open space. Cela passe notamment par des pauses régulières pour se déconnecter quelques instants, faire quelques étirements ou même prendre l’air. Ces moments de détente permettent de recharger ses batteries mentales et physiques, favorisant ainsi une meilleure efficacité au travail.

Travailler en open space n’est pas toujours évident, mais avec les bonnes astuces et pratiques, il est tout à fait possible d’améliorer sa concentration et sa productivité dans cet environnement collaboratif. En mettant l’accent sur le respect du silence lorsque nécessaire, en créant des moments dédiés au travail individuel et en adoptant des habitudes saines, chacun peut trouver son équilibre dans cet espace ouvert où le partage et la collaboration sont essentiels pour favoriser l’innovation et la créativité.